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【18923659300】、【18923659300】。 遼寧省,遼陽市 遼陽地處中國東北地區(qū)、遼寧中部，是沈陽都市圈副中心城市，新興的現(xiàn)代石化輕紡工業(yè)基地和中國旅游城市，是東北地區(qū)早的城市之一，從公元前3世紀到17世紀前期，一直是中國東北地區(qū)的政治、經(jīng)濟和文化中心、交通樞紐和軍事重鎮(zhèn)。
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2020年9月28日| ISO50001修訂 根據(jù)ISO50001國際標(biāo)準實施和維護能源管理體系，可使公司改善能源消耗、減少碳排放，并通過更有效地利用能源來降低企業(yè)生產(chǎn)成本。 如何完善新版標(biāo)準的相關(guān)要求 ISO50001標(biāo)準于2018年進行了修訂。然而受到疫情影響，很多公司目前面臨著許多更嚴峻的議題。比如:公司經(jīng)營收入下滑，供應(yīng)鏈供貨不穩(wěn)定等。基于此，國際認證論壇（IAF）將ISO50001:2018過渡期延長至2022年2月20日，這意味著企業(yè)在2020年8月20日以前，可以根據(jù)舊標(biāo)準（ISO50001:2011）進行審核驗證。 自此之后，企業(yè)必須依照ISO50001:2018的要求提供升級后的成文信息，其重點包括：企業(yè)所處環(huán)境和相關(guān)方的分析、風(fēng)險和機遇以及相關(guān)應(yīng)對的措施；能源數(shù)據(jù)的收集計劃；對于SEU（主要能源使用）的逐一分析及其建立的能源績效參數(shù)和監(jiān)測證據(jù)；以及在適當(dāng)?shù)臅r候?qū)ο嚓P(guān)變量和能源消耗進行歸一化處理。 常見的問題：KPI 新標(biāo)準的轉(zhuǎn)換將為企業(yè)帶來哪些變化？在本文中，我想分享在審核過程中的個人以及與同事交流的經(jīng)驗。對于本次改版修訂，我喜歡的主題之一是能源績效的。ISO50001要求企業(yè)必須提供與能源使用有關(guān)的績效或能源消耗的可測量結(jié)果，并與能源基準相比較，通過合適的能源績效參數(shù)（EnPI，EnergyPerformanceIndicator）證明持續(xù)改進──這通常也是企業(yè)比較大的挑戰(zhàn)。 并非每個KPI都是EnPI?！澳茉葱屎湍茉垂芾怼惫ぷ魑瘑T會NA172-00-09AA已發(fā)布有關(guān)新標(biāo)準的某些問題說明（德文），并討論到EnPI和能源績效改進、SEU（主要能源使用）識別、能源績效下降或未達目標(biāo)情況，以及對能源績效改進（包括設(shè)立熱電聯(lián)產(chǎn)）的審查等議題。對于審核在即的公司來說，這無疑是有幫助的。根據(jù)其解釋，只有在關(guān)鍵績效參數(shù)不會因重大影響變量而失真、且能夠反映實際能源績效的情況下，才能將它們視為EnPI。此外，該文件還明確確認每個SEU至少需要一個EnPI。 討論中的回歸分析 ISO50006指南為定義和量化相關(guān)變量提供了更多可能的方法。確定能耗與變量（例如溫度或生產(chǎn)量）之間的相關(guān)性，簡單方法是建立兩者的XY散布圖，包含趨勢線。然而實務(wù)上這并不總是那么容易實現(xiàn)，因為有些變量可能會影響能耗。標(biāo)準中還提到使用線性或非線性回歸的統(tǒng)計模型來展示能耗和相關(guān)變量之間的關(guān)系。 回歸分析目前是一個熱門話題，盡管這部分通常牽涉很多不確定性和恐懼，不過實施ISO50001或其修訂版本來就不是件易事。 逐步增進了解──并充分利用節(jié)省潛力 通過本篇文章，我鼓勵企業(yè)積極面對這個議題，勿再推遲。羅馬當(dāng)然不是造成的。在分析過程中，你或許會注意到缺失或遺漏了部分能源數(shù)據(jù)或測量結(jié)果。這很正常，必須采取適當(dāng)?shù)奶幚怼? 我的經(jīng)驗顯示，生產(chǎn)方面的可用數(shù)據(jù)通常比初次實際處理的多更多。系統(tǒng)接口或數(shù)據(jù)質(zhì)量之類的問題也將不可避免地出現(xiàn)，更不用說相關(guān)資源隨時有被銷毀或挪用的可能。 有些公司已經(jīng)深度處理了這個議題，使他們能夠得到更多洞察并利用節(jié)省潛力。這也是制定ISO50001標(biāo)準的實際目的。容易實現(xiàn)的節(jié)能措施大多已經(jīng)獲得落實并展現(xiàn)成果，為了發(fā)掘更多節(jié)能機會，企業(yè)必須就公司的流程做更深入地研究。當(dāng)然，在某些情況下，這意味著必須進行內(nèi)部調(diào)查。在我看來，所有經(jīng)理和同事應(yīng)該有一致的目標(biāo)，那就是建立可靠的能源績效指標(biāo)，如此一來，大家在每次能源團隊會議上討論的將不只是能源消耗的偏差問題，下次審核之前也不會緊張到胃痛了。 結(jié)論： 我不能保證，但是我堅信數(shù)據(jù)收集越詳細，規(guī)范化越，需要解釋的偏差就越小，挫敗感也會跟著降低，你也能更快成功達成目標(biāo)。 質(zhì)者介紹 InnocenzoCaria ProjectManagerEnergyManagement,TüVRheinlandCert. 原文:
ISO14001是深圳市博慧達企業(yè)管理咨詢有限公司的主營業(yè)務(wù)中，同行業(yè)早開展ISO14001體系認證的咨詢機構(gòu)之一，經(jīng)過十多年的咨詢服務(wù)積累了一整套符合各種不同類型企業(yè)需要的ISO14001特色認證服務(wù)，累計服務(wù)超過2000家企業(yè)，從而讓每家被服務(wù)企業(yè)獲得進入國際市場的“綠色通行證”。 經(jīng)過十多年的ISO14001認證咨詢經(jīng)驗，我們形成了獨具博慧達特色的咨詢優(yōu)勢，那就是我們確保被咨詢企業(yè)不僅盡快拿到，而且能夠讓企業(yè)提高全體員工的守法意識，真正讓企業(yè)實現(xiàn)清潔無污染，節(jié)能降耗，從而實現(xiàn)清潔生產(chǎn)，達標(biāo)排放，從而實現(xiàn)和諧發(fā)展，企業(yè)競爭力與軟實力。 我們的服務(wù)是按照以下步驟來完成的： 1、 管理者決定：環(huán)境管理體系的建立和實施需要組織人、財、物等資源，因此，必須首先得到 管理者（層）的明確承諾和支持，同時，由 管理者任命環(huán)境管理者代表，授權(quán)其負責(zé)建立和維護體系，保證此項工作的領(lǐng)導(dǎo)作用。 2、建立完整的組織機構(gòu)：組建一個推進環(huán)境管理體系建立和維護的領(lǐng)導(dǎo)班和工作組企業(yè)應(yīng)在原有組織機構(gòu)的基礎(chǔ)，組建一個由各有關(guān)職能和生產(chǎn)部門負責(zé)人組成的領(lǐng)導(dǎo)班對此項工作進行協(xié)調(diào)和管理，此外由某個部門（如負責(zé)環(huán)保工作的部門）為主體，其它有關(guān)部門的有關(guān)人員參加，組成一個工作組，承擔(dān)具體工作。明確各個部門的職責(zé)，形成一個完整的組織機構(gòu)，保證該工作的順利開展。 3、人員培訓(xùn)：對企業(yè)有關(guān)人員進行培訓(xùn)，包括環(huán)境意識、標(biāo)準、內(nèi)審員和與建立體系有關(guān)的，如初始環(huán)境評審和文件編寫方法和要求等多方面的培訓(xùn)，使企業(yè)人員了解和有能力從事環(huán)境管理體系的建立實施與維護工作。 ??????4、 初始環(huán)境評審：是對組織環(huán)境現(xiàn)狀的初始調(diào)查，包括正確識別企業(yè)活動、產(chǎn)品、服務(wù)中產(chǎn)生的環(huán)境因素，并判別出具有和可能具有重大影響的重要環(huán)境因素；識別組織應(yīng)遵守的法律和其它要求；評審組織的現(xiàn)行管理體系和制度，如環(huán)境管理、質(zhì)量管理、行政管理等，以及如何與ISO14001標(biāo)準相結(jié)合。 5、體系策劃：在初始環(huán)境評審的基礎(chǔ)上，對環(huán)境管理體系的建立進行策劃，以確保環(huán)境管理體系的建立有明確要求。 6、文件編寫：同ISO9000一樣，ISO14001環(huán)境管理體系要求文件化，可分為手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等層次。企業(yè)應(yīng)根據(jù)ISO14001標(biāo)準的要求，結(jié)合自身的特點和基礎(chǔ)編制出一套適合的體系文件，滿足體系有效運行的要求。 7、體系試運行：體系文件完稿并正式頒布，該體系按文件的要求開始試運行。其目的是通過體系實際運行，發(fā)現(xiàn)文件和實際實施中存在的問題，并加以整改，使體系逐步達到適用性、有效性和充分性。 8、企業(yè)內(nèi)部審核：根據(jù)ISO14001標(biāo)準的要求，企業(yè)應(yīng)對體系的運行情況進行審核。由經(jīng)過培訓(xùn)的內(nèi)審員通過企業(yè)的活動、服務(wù)和產(chǎn)品對標(biāo)準各要素的執(zhí)行情況進行審核、發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。 9、管理評審：根據(jù)標(biāo)準的要求，在內(nèi)審的基礎(chǔ)上，由 管理者組織有關(guān)人員對環(huán)境管理體系從宏觀上進行評審，以把握體系的持續(xù)適用性、有效性和充分性。 按照我們這樣一套完整流程建立的企業(yè)的環(huán)境管理體系完成了一輪PDCA循環(huán)，完成了環(huán)境管理體系的建立。按照ISO14001標(biāo)準建立、運行一個環(huán)境管理體系是一項涉及面廣、專業(yè)性強和技能要求很高的工作。組織可根據(jù)具體情況，決定是否有必要在咨詢機構(gòu)的指導(dǎo)下進行，這樣可以節(jié)省時間，避免走彎路，提高工作效率，保證環(huán)境管理體系的規(guī)范性和可操作性，以獲取更多的效益。打算進行認證的組織，在委托第三方認證機構(gòu)認證審核之前，可委托咨詢機構(gòu)進行模擬審核，及幫助企業(yè)認證審核的聯(lián)系認證審核前的準備工作，以保證企業(yè)認證審核。
ISO14000環(huán)境管理體系標(biāo)準是由ISO/TC207（國際環(huán)境管理技術(shù)委員會）負責(zé)制定的一個國際通行的環(huán)境管理體系標(biāo)準。它包括環(huán)境管理體系、環(huán)境審核、環(huán)境標(biāo)志、生命周期分析等國際環(huán)境管理領(lǐng)域內(nèi)的許多焦點問題。其目的是指導(dǎo)各類組織（企業(yè)、公司）取得正確的環(huán)境行為。但不包括制定污染物試驗方法標(biāo)準、污染物及污水極限值標(biāo)準及產(chǎn)品標(biāo)準等。該標(biāo)準不僅適用于制造業(yè)和加工業(yè)，而且適用于建筑、運輸、廢棄物管理、維修及咨詢等服務(wù)業(yè)。該標(biāo)準共預(yù)留100個標(biāo)準號，共分7個系列，其編號為ISO14000-14100。 ISO9000質(zhì)量體系認證標(biāo)準與ISO14000環(huán)境管理體系標(biāo)準對組織（公司、企業(yè)）的許多要求是通用的，兩套標(biāo)準可以結(jié)合在一起使用。世界各國的許多企業(yè)或公司都通過了ISO9000族系列標(biāo)準的認證，這些企業(yè)或公司可以把在通過ISO9000體系認證時所獲得的經(jīng)驗運用到環(huán)境管理認證中去。新版的ISO9000族標(biāo)準更加體現(xiàn)了兩套標(biāo)準結(jié)合使用的原則，使ISO9000族標(biāo)準與ISO14000系列標(biāo)準聯(lián)系更為緊密了。 ISO14000的特點 ISO14000系列標(biāo)準是為促進全球環(huán)境質(zhì)量的改善而制定的。它是通過一套環(huán)境管理的框架文件來加強組織（公司、企業(yè)）的環(huán)境意識、管理能力和保障措施，從而達到改善環(huán)境質(zhì)量的目的。它目前是組織（公司、企業(yè)）自愿采用的標(biāo)準，是組織（公司、企業(yè)）的自覺行為。在我國是采取第三方獨立認證來驗證組織（公司、企業(yè)）所生產(chǎn)的產(chǎn)品是否符合要求。 ISO14000的目標(biāo) ISO14000的目標(biāo)是通過建立符合各國的環(huán)境保護法律、法規(guī)要求的國際標(biāo)準，在全球范圍內(nèi)ISO14000系列標(biāo)準，達到改善全球環(huán)境質(zhì)量，促進世界貿(mào)易，貿(mào)易壁壘的終目標(biāo)。 什么是生命周期思想 生命周期思想貫穿著ISO14000系列標(biāo)準的主題。它要求組織（公司、企業(yè)）對產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)、使用、報廢和回收全過程中影響環(huán)境的因素加以控制。ISO14000基于"環(huán)境方針"應(yīng)體現(xiàn)生命周期思想的思路。TC207專門成立了生命周期評估技術(shù)委員會，用以評價產(chǎn)品在每個生產(chǎn)階段對環(huán)境影響的大小，使組織（公司、企業(yè)）能夠加以分析改進。 ISO14000產(chǎn)生的背景 80年代起，美國和歐洲的一些企業(yè)為提高公眾形象，減少污染，率先建立起自己的環(huán)境管理方式，這就是環(huán)境管理體系的雛形。1992年在巴西的里約熱內(nèi)盧召開的"環(huán)境與發(fā)展"大會，183個 和70多個國際組織出席了大會。會議通過了"21世紀議程"等文件，標(biāo)志著在全球建立清潔生產(chǎn)，減少污染，謀求可持續(xù)發(fā)展的環(huán)境管理體系開始，也是ISO14000環(huán)境管理標(biāo)準得到廣泛的基礎(chǔ)。 ISO14000與EMAS的關(guān)系 1995年4月歐共體開始實施EMAS（歐洲環(huán)境管理和審核體系），它較ISO14000系列標(biāo)準要早。ISO14000系列標(biāo)準出臺后，歐洲標(biāo)準化委員會在修訂標(biāo)準的過程中盡量與ISO14000保持一致，終實現(xiàn)了將ISO標(biāo)準采納為歐洲標(biāo)準的目的。1996年9月，歐洲標(biāo)準化委員會通過了將14001轉(zhuǎn)化為歐洲標(biāo)準的決議，并同時轉(zhuǎn)化了ISO14010、ISO14011和ISO14012幾個環(huán)境審核標(biāo)準。雖然，ISO標(biāo)準與EMAS之間還存在差異，但終將得到相互認可。
ISO20000認證的關(guān)鍵點 1. 確保各項服務(wù)管理計劃均有實施憑證 服務(wù)管理計劃憑證指的是服務(wù)管理政策、計劃和方法以及任何與這些相關(guān)的行動的審計憑證。大多數(shù)這些關(guān)于服務(wù)管理計劃和操作的憑證應(yīng)該存在于正式的文檔，確保各項工作都在按照計劃進行實施。 2. 文檔管理規(guī)范 針對文檔創(chuàng)建和管理的過程來保證各流程服務(wù)特性被恰當(dāng)?shù)拿枋觥? 3. 各類文檔的存檔方式 為確保已有憑證的可用性，需要建立起一套將各類文檔保護起來的備份策略。 ISO 20000認證關(guān)鍵點 服務(wù)管理中的服務(wù)支持人員應(yīng)該具備由適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)所支持的工作能力。組織應(yīng)該對每個服務(wù)管理角色定義必要的能力，并保證個人能意識到他們自己的工作對整個服務(wù)上下的重要性以及對服務(wù)品質(zhì)完成的必要性。組織應(yīng)該提供培訓(xùn)或采取行動來滿足這些需要，并實施行動有效性的評估。 組織應(yīng)該開發(fā)和加強員工工作的專業(yè)能力。在征召新人的過程中，應(yīng)該針對職位的描述、服務(wù)管理目標(biāo)和整個服務(wù)質(zhì)量目標(biāo)檢查職位申請人的情況有效性，確定申請人的特長、弱點和潛在能力。為了安置新的或擴展服務(wù)的員工，使用新技術(shù)，安排服務(wù)管理人員開發(fā)項目團隊，不斷計劃和填補由于人員周轉(zhuǎn)造成的缺口。員工應(yīng)該在服務(wù)管理相關(guān)領(lǐng)域得到訓(xùn)練，應(yīng)該開發(fā)他們的團隊工作和領(lǐng)導(dǎo)技能。對每個人的訓(xùn)練記錄以及訓(xùn)練的說明應(yīng)該被保留。 文檔管理 概述 每一個組織都希望結(jié)合自身特色有效管理和實施所有IT服務(wù)所需的方針和框架，這就意味著需要制定恰當(dāng)合理的管理政策、計劃，用以規(guī)范、細化相關(guān)的活動，使管理使命、目標(biāo)得以落實。這些管理政策、計劃、活動記錄將以文檔作為載體進行保存，并在實施過程中指導(dǎo)服務(wù)開展，成為落實服務(wù)管理政策、計劃的保障和檢驗實施效果的依據(jù)。 文檔管理(Documentation Management)是針對文檔創(chuàng)建和管理的過程，用以確保服務(wù)特性、管理政策、計劃被適時的、恰當(dāng)?shù)拿枋?，以便控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料，確保對質(zhì)量管理體系有效運行起重要作用的各個場所都能得到和使用相應(yīng)體系文檔的有效版本。 以下是文檔管理相關(guān)的一些概念： 受控文檔：指按組織管理要求進行審批、登記、分發(fā)并能確保收回、銷毀的文檔。受控文檔需要對文檔的版本進行嚴格控制，確保文件的 有效性。一般來說這些文檔是長期使用并始終處于修改和換版狀態(tài)的，如組織的規(guī)章制度。 質(zhì)量文檔：質(zhì)量體系要求的各流程各種類型文件和記錄所要求的形成文件的過程和程序、要求的記錄，以確保服務(wù)管理的有效計劃、運行和控制，包括以任何形式或類型的媒體作為載體的文件化的服務(wù)管理方針和計劃、文件化的服務(wù)等級協(xié)議、方法、流程、流程控制記錄等。 文檔訪問控制：文檔訪問控制實質(zhì)上是對文檔訪問者使用受控文檔的限制，它決定是否允許訪問者對不同類型的文檔進行借閱、更新、發(fā)布等操作。并通過制度及工具確保只有經(jīng)授權(quán)的用戶，才允許對相應(yīng)的文檔進行相關(guān)操作。 目標(biāo) 文檔管理的目的在提供服務(wù)管理政策、計劃和方法以及任何與這些相關(guān)的行動的憑證，以達到有效管理和實施IT服務(wù)的政策和框架這一目標(biāo)。為達到這一目標(biāo)需要通過以下幾個方面來實現(xiàn)： (1) 完善組織的質(zhì)量文檔管理，控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料，確保對質(zhì)量管理體系有效運行起重要作用的各個場所都能得到和使用相應(yīng)體系文檔的有效版本。 (2) 建立不同類型文件和記錄的編制、評審、批準、保持、銷毀和控制的程序和職責(zé)。 (3) 滿足組織文檔內(nèi)容管理需求，包括建立組織文檔體系架構(gòu)，規(guī)范組織文檔命名規(guī)則，對不同類別的文檔的生命周期進行分類管理，包括文檔生成、文檔更新、文檔發(fā)布、文檔借閱、文檔銷毀； (4) 完善文檔備份機制以確保文檔的可用性，并針對不同類型的文檔進行分級分類的信息管理，文檔訪問控制信息、防止信息泄露。 有效的文檔管理可以改善IT服務(wù)提供者的管理難度，推動質(zhì)量體系的落地、促進各流程工作的開展。 與其他流程的關(guān)系 文檔管理工作是質(zhì)量體系實施中所不可缺少的一部分，從一定意義上講，ISO 20000的實施就是制定策略及計劃，按照計劃實施，生成文檔、討論文檔并終確定文檔的一系列過程。當(dāng)然，ISO 20000實施絕不是就是“紙上談兵”，這里所說的文檔包含的內(nèi)容非常廣泛，其中有很多是服務(wù)管理方針和計劃、文件化的服務(wù)等級協(xié)議、方法等，但更加關(guān)鍵的是，這些文檔中還包括流程和流程控制記錄等，當(dāng)具體工作和活動執(zhí)行過后，文檔就成了審計的憑證。所以，我們可以說，文檔管理與ISO 20000各個流程都息息相關(guān)，其專業(yè)化程度可以是反映整個ISO 20000管理水平的一個側(cè)面。 文檔訪問控制需按照信息管理流程要求進行對文檔進行分級，并對不同分級的文檔進行權(quán)限管理，控制文檔的訪問者，確保信息。 活動和過程 1. 文檔分類 文檔分類可從多個角度進行，包括從保存介質(zhì)上的分類、從內(nèi)容上的分類、從使用范圍的分類等。 一般來說，文檔從內(nèi)容上分類可分為管理文檔、技術(shù)文檔；從保存介質(zhì)上分，可分為紙質(zhì)文檔、電子文檔；從使用范圍來分可分為公開使用、內(nèi)部使用等。 不同的文檔分類方式，對于文檔管理的意義也是不同的，例如對文檔內(nèi)容的分類，旨在建立文檔知識體系架構(gòu)，一方面通過統(tǒng)一規(guī)劃的文檔架構(gòu)能清晰地對已有的各個流程的進展情況進行管理、跟蹤、審計，另一方面文檔分類也可指導(dǎo)組織的知識體系建立，是組織整體管理思路的展現(xiàn)。而從文檔使用范圍的分類則提出了對文檔訪問控制的要求。 2. 文檔控制 受控文檔的審批、發(fā)布、發(fā)放、分發(fā)、更改、保管和作廢過程中應(yīng)符合信息管理流程的相關(guān)要求。受控文檔應(yīng)做好版本管理，以保證需要文檔者獲得 版本文檔。 (1) 文檔的編寫、審核、批準 文檔需按文檔編寫規(guī)范進行編寫，文檔內(nèi)容在發(fā)布前須經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審核以規(guī)范文檔格式，確保文檔準確、恰當(dāng)?shù)孛枋龉芾碚摺⒂媱?，確保文檔內(nèi)容的真實性。經(jīng)審核的文檔由負責(zé)人批準后可進行發(fā)布。 (2) 文檔發(fā)布 文檔由文檔撰寫/修改者提交，經(jīng)由相關(guān)責(zé)任人批準后統(tǒng)一、集中的發(fā)布在相關(guān)處所。為使閱覽者得到和使用相關(guān)文檔的有效版本，文檔需進行統(tǒng)一的發(fā)布管理以保證文檔發(fā)布版本的 性。 (3) 文檔的歸檔控制 各類文檔由文檔管理員根據(jù)內(nèi)容、年度、部門等情況定期進行歸檔。 (4) 文檔閱覽 組織根據(jù)信息管理流程對文檔進行分級，對文檔及文檔的歷史版本進行訪問控制，設(shè)定各類文檔的訪問列表，并通過工具的使用確保文檔被適當(dāng)保護的同時也要方便閱覽者閱覽文檔。 (5) 文檔更改/銷毀 文檔由原文檔編制人或相關(guān)管理人員進行修改，經(jīng)負責(zé)人審核批準后進行發(fā)布，替換老版本。 紙質(zhì)文檔更改后的文檔按該文檔發(fā)放清單逐次回收更替原文檔；文檔更改除特別批準外，一律采用以舊換新方法進行?；厥瘴臋n的文檔需進行統(tǒng)一的保管，機密文件應(yīng)集中銷毀。 (6) 文檔權(quán)限管理 文檔權(quán)限管理又稱文檔訪問控制，各類受控文檔需按照信息管理流程要求進行分級，并對不同分級的文檔進行權(quán)限管理，控制文檔的訪問者，確保信息。文檔權(quán)限管理包括對文檔閱覽、文檔上載、文檔修改、文檔審批等權(quán)限的集中管理。 (7) 文檔的修訂 文檔不是封閉的、靜止的，隨著業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)更新，文檔需要不斷地修訂，保持其有效性，以適應(yīng)不斷變化的管理需求。秉承PDCA的管理理念，對文檔，特別是質(zhì)量體系文檔提出在規(guī)定時間內(nèi)至少修訂一次的要求，整理文檔修訂計劃，檢驗落實情況，督促文檔及時修訂，確保文檔的有效性。 (8) 制定文檔命名規(guī)范 文檔的規(guī)范化程度反映出文檔管理的水平，規(guī)范化首先需要對文檔進行內(nèi)容分類，概括同類文檔的共同點，以此作為文檔規(guī)范化、模板化的依據(jù)。文檔規(guī)范化、模板化有利于對文檔進行分類管理，通過經(jīng)驗累積分析找出各類文檔的不足之處。文檔命名規(guī)范屬于文檔規(guī)范化的一部分，制定文檔命名規(guī)范需要跟據(jù)組織需求對文檔進行分類，不同類別的文檔使用相應(yīng)的命名規(guī)范，便于文檔的查找，并為文檔的分類管理奠定了堅實的基礎(chǔ)。 流程控制 1. 文檔管理流程的角色定義、職責(zé) (1) 文檔管理員 負責(zé)管理各類文檔，擬定文檔修訂計劃，根據(jù)管理要求對各類文檔進行分級，設(shè)置不同級別文檔的權(quán)限。組織可根據(jù)自身特點設(shè)一個或多個文檔管理員管理文檔。 (2) 文檔審核員 負責(zé)文檔合規(guī)性管理及審計。 2. 管理工具 (1) 電子化的文檔管理平臺 文檔分散為文檔管理帶來許多問題，包括文檔查找、文檔版本控制、文檔管理等。組織建立起文檔管理平臺后，可通過集中文檔、統(tǒng)一管理的方式，在平臺上共享各類工作文檔，提高了文檔的使用頻率，使文檔發(fā)揮出 的效用。完善的備份機制，全文檢索功能，文檔版本控制的功能，文檔電子審批功能，文檔歸檔功能，信息權(quán)限管理功能等等，為組織提供了、便捷的文檔處理中心，提高了文檔的及時性和準確性。 (2) 制度評審體制 為保證各類流程管理制度及時更新，組織須規(guī)范規(guī)章制度建設(shè)活動，建立和完善規(guī)章制度體系，制定流程管理制度更新計劃，定期組織制度評審會，對流程擬新增發(fā)布、修訂、合并及廢止的規(guī)章制度進行評審。制度評審會對流程管理制度的合規(guī)性、合理性、嚴密性和操作性進行評估，并及時廢止失效的制度，確保各流程管理制度能及時優(yōu)化，同時通過制度評審會，組織內(nèi)部對各流程管理制度達成一致的見解，為管理流程的落實做好鋪墊。 (3) 關(guān)鍵指標(biāo)KPI指標(biāo)的設(shè)置 文檔管理成功與否在于兩點：其一是否建立合理的文檔管理體系。文檔管理體系可通過規(guī)范各類文檔的定義，規(guī)范文檔的編寫，定義各項工作的可交付文檔，以此來檢查各項工作的開展情況，也便于對文檔的日常維護和查找。當(dāng)然，合理的文檔管理體系不是一朝一夕能夠建成的，需要長期累積，并在實施中不斷完善，適應(yīng)不斷變化的管理要求。 文檔管理另一個要求就是能夠控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料，確保對質(zhì)量管理體系有效運行起重要作用的各
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